Privacyverklaring

1. PRIVACYBELEID

1.1. Jouw privacy

De Sint-Truidense Zwemclub hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop de Sint-Truidense Zwemclub persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee de Sint-Truidense Zwemclub een relatie heeft. In dit document worden al deze personen aangeduid met relatie.

Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt de Sint-Truidense Zwemclub zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is het bestuur van de vereniging.

In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere (rechts)persoon die lid is van onze vereniging bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat en/of wanneer bij inschrijving zo doorgegeven, worden ook de ouder/voogd bedoeld.

1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens

Er zijn verschillende doeleinden waarvoor de Sint-Truidense Zwemclub je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die club uitvoert, verzamelt en verwerkt zij persoonsgegevens van de relatie:

1. Wanneer de relatie lid van de Sint-Truidense Zwemclub is/wordt:

  • Voor het verwerken van de lidgelden.
  • Voor het informeren over de werking, activiteiten en bijzondere gebeurtenissen.
  • Voor het informeren over wedstrijden, wedstrijdresultaten en het verwerken van startgelden.
  • Voor het informeren over indelingen van de zwemgroepen, wijzigingen die betrekking hebben op het zwemniveau van het lid en competitie-indelingen.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven en aankondigen van evenementen.

2. Wanneer de relatie vrijwilliger van de Sint-Truidense Zwemclub is/wordt:

  • Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
  • Voor het informeren over werkroosters.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

3. Wanneer de relatie sponsor van de Sint-Truidense Zwemclub is/wordt:

  • Voor het verwerken van sponsorbedragen.
  • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
  • Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. In dit geval worden de gegevens van de sponsor uitgewisseld met de sponsormateriaalleverancier, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.

4. Wanneer de relatie leverancier van de Sint-Truidense Zwemclub is/wordt:

  • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door de Sint-Truidense Zwemclub.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

5. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van de Sint-Truidense Zwemclub:

  • Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.

6. Wanneer de relatie meedoet aan een (meerdaagse) wedstrijd georganiseerd door de Sint-Truidense Zwemclub of een (meerdaagse) wedstrijd georganiseerd door een andere club waaraan de Sint-Truidense Zwemclub deelneemt:

  • Voor het verwerken van de inschrijving en startgelden.
  • Voor het informeren over wedstrijdprogramma’s, indelingen en wijzigingen.
  • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.

7. Wanneer de relatie contact opneemt met de Sint-Truidense Zwemclub via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:

  • Voor het onderhouden van het contact.

De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om de lidgelden te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.

Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is de Sint-Truidense Zwemclub wettelijk verplicht deze te bewaren zoals wettelijk voorgeschreven.

1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen
  1. Voornaam en achternaam ouder of voogd
  2. Telefoonnummer(s) ouder of voogd
  3. Gsm nummer(s) ouder of voogd
  4. E-mailadres(sen) ouders of voogd
  5. Voornaam en achternaam lid
  6. Geboortedatum lid
  7. E-mailadres lid
  8. Straatnaam en huisnummer
  9. Postcode en gemeente
  10. Medische gegevens of andere bijzonderheden indien meegedeeld door ouders of voogd
1.4. Administraties

De Sint-Truidense Zwemclub is lid van de Vlaamse Zwemfederatie en geeft aldaar ook persoonsgegevens van haar leden door. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens tot het verplicht gevraagde in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

De verplicht in te vullen velden in het ledenregister van de VZF zijn :

  1. Voornaam en achternaam lid
  2. Geboortedatum lid
  3. Straatnaam en huisnummer
  4. Postcode en gemeente
  5. Geslacht
  6. Nationaliteit

De Sint-Truidense Zwemclub heeft haar werking in stedelijke accommodatie van de stad Sint-Truiden. Ook heeft de Sint-Truidense Zwemclub recht op subsidies van de stad Sint-Truiden. Hiertoe worden ook persoonsgegevens van haar leden doorgegeven aan de stad Sint-Truiden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens tot het verplicht gevraagde bij de subsidieaanvraag en in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.

De ledenlijst die wordt overgemaakt aan de Stad Sint-Truiden bevat volgende velden :

  1. Voornaam en achternaam lid
  2. Geboortedatum lid
  3. Straatnaam en huisnummer
  4. Postcode en gemeente
1.5. E-mail

De Sint-Truidense Zwemclub verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals de kerst- en nieuwjaarsborrel, het vrijwilligersfeest, et cetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail.

1.6. Foto’s en video’s

Gedurende (meerdaagse) wedstrijden en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van de Sint-Truidense Zwemclub of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Dit geldt ook voor de valves die aan de vestiaire van het zwembad is geplaatst. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@stzc.be onder vermelding van de referentie naar de foto/video.

De Sint-Truidense Zwemclub heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat de Sint-Truidense Zwemclub hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met info@stzc.be met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. De Sint-Truidense Zwemclub zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft De Sint-Truidense Zwemclub geen verantwoordelijkheid, tenzij door de Sint-Truidense Zwemclub zelf geplaatst.

Gedurende trainingen en (meerdaagse) wedstrijden kunnen eveneens foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze trainers met het oog op technische analyses en ter verbetering van de zwemtechniek. Deze beelden kunnen eveneens gebruikt worden als didactisch lesmateriaal voor trainers binnen de Sint-Truidense Zwemclub.

1.7. Recht van verzet

Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar info@stzc.be met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via info@stzc.be.

1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden

De Sint-Truidense Zwemclub laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.

1.9. Social media

De Sint-Truidense Zwemclub gaat, via het internet en socialmediakanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. De Sint-Truidense Zwemclub volgt actief hiervoor het internet en socialmediakanalen, zoals Facebook. Hierbij spant de Sint-Truidense Zwemclub zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. De Sint-Truidense Zwemclub behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, de Sint-Truidense Zwemclub (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. De Sint-Truidense Zwemclub behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om opmerkingen of berichten op socialmediakanalen te verwijderen indien deze aanstootgevend of ongepast zijn. De Sint-Truidense Zwemclub is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar socialmediakanalen of de content op haar socialmediakanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met De Sint-Truidense Zwemclub via info@stzc.be.

1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers

Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen de Sint-Truidense Zwemclub, kan de desbetreffende vrijwilliger gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop de Sint-Truidense Zwemclub geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers dienen zich te houden aan dit privacybeleid.

1.11. Websites van de Sint-Truidense Zwemclub en andere websites

Op de websites van de Sint-Truidense Zwemclub tref je links aan naar andere websites. De Sint-Truidense Zwemclub draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt. De volgende websites vallen onder verantwoording van de Sint-Truidense Zwemclub:

2. TENSLOTTE

2.1. Vragen

Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: De Sint-Truidense Zwemclub, onderwerp Privacy, Bornstraat 67 te 3800 Sint-Truiden of via e-mail: info@stzc.be.

2.2. Meldpunt kwetsbaarheden

Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via info@stzc.be. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.

2.3. Wijzigingen privacybeleid

De Sint-Truidense Zwemclub behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de Sint-Truidense Zwemclub een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Sint-Truidense Zwemclub de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.

2.4. Verantwoording

Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van De Sint-Truidense Zwemclub verantwoordelijk.